VERTEENWOORDIGING DEUR VOLMAGTIGE AANSTELLING – BELANGRIKE OORWEGINGS
Dit blyk dat die meeste mense wat jy vandag ontmoet, onderdruk word en streng spertye opgelê word. Mense is altyd haastig om iewers te kom, en in vandag se vinnige wêreld, waar tyd geld is, is tydsbeperkings nie net soveel meer opvallend nie, maar kan dit tot verlore geleenthede lei. Dit blyk dat daar altyd meer dinge is om te doen as tyd om dit te doen en meer aktiwiteite om te voltooi as ure in die dag, die situasie wat vererger vir aandeelhouers van maatskappye. ‘n Oplossing is egter beskikbaar in Artikel 58 van die Maatskappywet 71 van 2008 (“die Wet”) wat aandeelhouers die reg gee om verteenwoordig te word deur gevolmagtigde aanstelling. Hierdie artikel kan baie instrumenteel wees as dit korrek toegepas word.
Dit is noodsaaklik om daarop te let dat ‘n aandeelhouer van ‘n maatskappy enige tyd enige individu, insluitend ‘n individu wat nie ‘n aandeelhouer van daardie maatskappy is nie, as ‘n gevolmagtigde kan aanstel om deel te neem aan, te praat en te stem by ‘n aandeelhouersvergadering namens die aandeelhouer of gee of weerhou skriftelike toestemming namens die aandeelhouer tot ‘n besluit. Met dit in gedagte, vereis die Wet dat ‘n gevolmagtigde aanstelling skriftelik, gedateer en deur die aandeelhouer onderteken moet wees, en meld dat dit geldig bly vir een jaar na die datum waarop dit onderteken is of enige langer of korter tydperk wat uitdruklik uiteengesit is in die aanstelling, tensy dit herroep word of vroeër verval, soos bepaal.
Benewens bogenoemde, bepaal die Wet dat, behalwe in die mate waarin die Akte van Oprigting van ‘n maatskappy anders bepaal, ‘n aandeelhouer van daardie maatskappy twee of meer persone gelyktydig as gevolmagtigdes kan aanstel, en kan meer as een gevolmagtigde aanstel om uit te oefen in stemregte verbonde aan verskillende sekuriteite wat deur die aandeelhouer gehou word, en dat ‘n gevolmagtigde die gevolmagtigde se magtiging om namens die aandeelhouer op te tree aan ‘n ander persoon kan delegeer, onderhewig aan enige beperkings uiteengesit in die instrument wat die gevolmagtigde aanstel, en verder dat ‘n afskrif van die instrument wat ‘n gevolmagtigde aanstel, moet aan die maatskappy, of aan enige ander persone namens die maatskappy, gelewer word voordat die gevolmagtigde enige regte van die aandeelhouer by ‘n aandeelhouersvergadering uitoefen.
Dit word ook bygevoeg dat, ongeag die vorm van instrument wat gebruik word om ‘n gevolmagtigde aan te stel, die aanstelling enige tyd opgeskort kan word en in die mate wat die aandeelhouer kies om direk en persoonlik op te tree in die uitoefening van enige regte as ‘n aandeelhouer, of, die aanstelling is herroepbaar tensy die gevolmagtigde aanstelling uitdruklik anders bepaal, of indien die aanstelling herroepbaar is, kan ‘n aandeelhouer die gevolmagtigde herroep deur dit skriftelik te kanselleer, of ‘n latere inkonsekwente aanstelling van ‘n gevolmagtigde te maak, en ‘n afskrif van die herroepingsinstrument te lewer aan die gevolmagtigde, en aan die maatskappy.
Dit word verduidelik dat die herroeping van ‘n gevolmagtigde aanstelling ‘n volledige en finale kansellasie van die gevolmagtigde se magtiging om namens die aandeelhouer op te tree uitmaak vanaf die laaste van die datum vermeld in die herroepingsinstrument, indien enige, of die datum waarop die herroeping instrument afgelewer is soos benodig. Die Wet bepaal egter dat indien die instrument wat ‘n gevolmagtigde of gevolmagtigdes aanstel aan ‘n maatskappy gelewer is, solank daardie aanstelling van krag bly, enige kennisgewing wat deur die Wet of die maatskappy se Akte van Oprigting vereis word om deur die maatskappy gelewer te word aan die aandeelhouer moet deur die maatskappy aan die aandeelhouer of die gevolmagtigde of gevolmagtigdes, indien die aandeelhouer die maatskappy beveel het om dit te doen, skriftelik afgelewer word en enige redelike fooi betaal wat die maatskappy daarvoor hef.
Die Wet bepaal dat ‘n gevolmagtigde geregtig is om enige stemreg van die aandeelhouer sonder opdrag uit te oefen, of daarvan te weerhou, behalwe in die mate wat die Akte van Oprigting, of die instrument wat die gevolmagtigde aanstel, anders bepaal. Dit word gelas dat indien ‘n maatskappy ‘n uitnodiging aan aandeelhouers rig om een of meer persone wat deur die maatskappy as ‘n gevolmagtigde genoem word aan te stel, of ‘n vorm van instrument verskaf vir die aanstelling van ‘n gevolmagtigde, die uitnodiging gestuur moet word aan elke aandeelhouer wat geregtig is om kennis te neem van die vergadering waarop die gevolmagtigde bedoel is om uitgeoefen te word, en die uitnodiging of vorm van instrument wat deur die maatskappy verskaf word vir die doel om ‘n gevolmagtigde aan te stel, moet ‘n redelik prominente opsomming van die regte wat deur hierdie afdeling bepaal word, bevat, en bevat voldoende oop spasie, onmiddellik voor die naam of name van enige persoon of persone wat daarin genoem word, om ‘n aandeelhouer in staat te stel om in die naam en, indien verlang, ‘n alternatiewe naam van ‘n gevolmagtigde wat deur die aandeelhouer gekies word, te skryf en voldoende ruimte te voorsien vir die aandeelhouer om aan te dui of die aangestelde gevolmagtigde ten gunste van of teen enige besluit of besluite wat op die vergadering gestel moet word, moet stem, of om van stemming te onthou.
Die maatskappy moet nie vereis dat die volmagaanstelling onherroeplik gemaak word nie, en die volmagaanstelling bly slegs geldig tot die einde van die vergadering waarop dit bedoel was om gebruik te word. In sommige gevalle moet dit egter daarop gewys word dat sekere artikels nie van toepassing is as die maatskappy bloot ‘n algemeen beskikbare standaardvorm van volmagaanstelling op versoek deur ‘n aandeelhouer verskaf nie.
Met inagneming van bogenoemde is dit verstandig om van ‘n volmagaanstelling gebruik te maak, maar daar word gemeen dat daar aan die vereistes voldoen moet word, anders kan dit rampspoedige gevolge inhou. Dit is altyd raadsaam om op hoogte te wees van enige opdaterings met betrekking tot wetsontwikkelings, daarom word daar aanbeveel om altyd in die sirkel van enige sulke ontwikkelings te wees. In die resultaat is dit uiters belangrik om die vereistes duidelik te verstaan en wat dit behels. Soos gesê, dit is wyser om versigtig te wees as om oorhaastig te wees en so iets te doen waaroor jy later spyt kan wees!
Artikel deur Marinus Barnard (L.LB) Assosiaat
Vir meer inligting kontak Marinus by e-pos, marinus@rgprok.com of 044 601 9900. www.rgprok.com
__
Vrywaring
Geen inligting in hierdie publikasie vervat sal geag wees die lewering van regsadvies te wees in spesifieke aangeleenthede nie. Lesers sal verantwoordelik wees om sodanige regsadvies van hulle eie regsspan te ontvang. Hierdie publikasie is slegs vir opvoedkundige en inligtingsdoeleindes.
